REGULAMIN WSCHODNIEGO FESTIWALU FOTOGRAFII

 

 

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w Wschodnim Festiwalu Fotografii (dalej: „Festiwal”), organizowanym przez Fundację Czas na Sztukę, NIP: 9462715927, REGON: 521606831, KRS: 0000963690, zwaną dalej Organizatorem.
  2. Festiwal odbywa się corocznie w Lublinie oraz w miastach partnerskich w Polsce i za granicą, a także online lub w formule hybrydowej.
  3. Celem Festiwalu jest promocja fotografii artystycznej, dokumentalnej i eksperymentalnej, wspieranie twórców, edukacja artystyczna i wizualna oraz rozwój dialogu międzykulturowego.
  4. Festiwal obejmuje m.in.: wystawy, warsztaty, rezydencje artystyczne, konkursy, publikacje, pokazy, wykłady, spotkania autorskie, działania edukacyjne oraz wydarzenia online.

§2. Warunki uczestnictwa

  1. Uczestnikiem Festiwalu może być każda osoba pełnoletnia. Osoby niepełnoletnie mogą brać udział wyłącznie za zgodą i pod opieką rodzica lub opiekuna prawnego, który ponosi pełną odpowiedzialność za ich działania.
  2. Udział w Festiwalu może odbywać się:
    a) na zaproszenie Organizatora, kuratorów lub instytucji partnerskich,
    b) w drodze otwartego naboru (open call),
    c) w ramach konkursu tematycznego.
  3. Zgłoszenia do otwartego naboru i konkursów przyjmowane są wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie Festiwalu.
  4. Uczestnicy pokrywają we własnym zakresie koszty transportu, noclegów, wyżywienia oraz przygotowania i dostarczenia prac, chyba że Organizator postanowi inaczej.
  5. Organizator może przyznać wybranym uczestnikom wynagrodzenie, zwrot kosztów lub zapewnić produkcję prac, na podstawie odrębnych ustaleń.
  6. Uczestnicy wydarzeń edukacyjnych (np. warsztatów) mogą być zobowiązani do wniesienia opłaty uczestnictwa.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu z przyczyn od niego niezależnych, w tym zmian lokalizacji, terminów lub formuły wydarzeń.
  8. Organizator nie zapewnia sprzętu fotograficznego ani materiałów eksploatacyjnych, o ile nie zaznaczono inaczej.

§3. Odpowiedzialność

  1. Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania regulaminu obiektów, w których odbywa się Festiwal, oraz do zachowania zgodnego z przepisami prawa i zasadami bezpieczeństwa.
  2. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną i prawną za szkody wyrządzone podczas Festiwalu.
  3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie uczestników, niezależnie od miejsca wydarzenia.

§4. Selekcja projektów

  1. Zgłoszenia ocenia zespół kuratorski, jury konkursowe oraz/lub Rada Artystyczna powołana przez Organizatora.
  2. Organizator poinformuje wyłącznie zakwalifikowanych uczestników drogą mailową lub telefoniczną.
  3. Informacja o wynikach nie będzie publikowana publicznie.
  4. Organizator nie jest zobowiązany do podawania uzasadnień decyzji.
  5. W przypadku dużej liczby zgłoszeń Organizator zastrzega sobie możliwość stworzenia listy rezerwowej.

§5. Obowiązki zakwalifikowanych uczestników

  1. Teksty, opisy, biogramy i fotografie przesłane w formularzu zgłoszeniowym mogą być wykorzystane do promocji projektów:
    • na stronie internetowej Festiwalu,
    • w mediach społecznościowych,
    • w materiałach promocyjnych (drukowanych i cyfrowych),
    • przy ekspozycjach wystaw,
    • w dokumentacji wydarzeń i katalogach.
  2. Zakwalifikowani uczestnicy są zobowiązani do:
    a) terminowego przesłania materiałów produkcyjnych (pliki, wydruki, dane techniczne),
    b) współpracy z kuratorami i zespołem produkcyjnym,
    c) osobistego udziału w wydarzeniach, jeśli jest to wymagane.
  3. Brak wymaganych materiałów w terminie może skutkować wykluczeniem z programu.
  4. Uczestnik ma prawo do wycofania się z udziału w Festiwalu po zakwalifikowaniu i zaakceptowaniu projektu wystawy. W przypadku rezygnacji, zobowiązany jest do pokrycia rzeczywistych kosztów, które Organizator poniósł do momentu wycofania się Uczestnika, w szczególności kosztów druku, transportu, promocji, przygotowania materiałów organizacyjnych oraz innych wydatków związanych z planowanym udziałem. Wystąpienie wyjątkowych okoliczności losowych, skutkujących rezygnacją Uczestnika, może zostać indywidualnie rozpatrzone przez Organizatora, który może – według własnego uznania – odstąpić od dochodzenia zwrotu całości lub części poniesionych kosztów.
  5. Uczestnik zobowiązany jest poinformować Organizatora o wszelkich wcześniejszych publicznych prezentacjach fotografii objętych zgłoszeniem (wystawy indywidualne i zbiorowe itp.), a także o planowanych pokazach, które miałyby się odbyć przed lub w czasie trwania Festiwalu, w szczególności w regionie objętym jego działalnością (województwo lubelskie). Informacja ta ma charakter porządkujący i służy zapewnieniu unikalności oraz spójności programu Festiwalu. Organizator zastrzega sobie prawo do nieuwzględnienia zgłoszenia, jeżeli uzna, że zaprezentowane prace były lub będą w zbliżonym czasie pokazywane publicznie w tej samej przestrzeni geograficznej.
  6. Montaż i demontaż prac powinien nastąpić zgodnie z harmonogramem ustalonym przez Organizatora. Uczestnik zobowiązany jest do odbioru prac w ustalonym terminie lub do zapewnienia ich bezpiecznego transportu zwrotnego na własny koszt, chyba że Organizator zdecyduje inaczej.

§6. Aranżacja wystawy i zasady prezentacji prac

01. Organizator zastrzega sobie prawo do:
a) ostatecznego wyboru prezentowanych prac,
b) ustalenia sposobu prezentacji (forma, medium, technika montażu),
c) rozmieszczenia prac w przestrzeni wystawienniczej,
d) nieprezentowania części zgłoszonych lub wydrukowanych prac,
e) wprowadzania zmian aranżacyjnych na etapie montażu wystawy,
f) przekazania Uczestnikowi propozycji zmian kuratorskich mających na celu lepsze dopasowanie ekspozycji do całościowej koncepcji wystawy.
Decyzje podejmowane są na podstawie koncepcji kuratorskiej, założeń programowych Festiwalu oraz uwarunkowań technicznych i przestrzennych danej lokalizacji. Sugestie Uczestnika dotyczące prezentacji mogą zostać uwzględnione, jednak nie są wiążące dla Organizatora.

02. Organizator zastrzega sobie prawo do wycofania wcześniej zakwalifikowanego projektu w szczególnych przypadkach, takich jak:
a) poważne trudności techniczne uniemożliwiające realizację wystawy,
b) naruszenie zasad niniejszego regulaminu,
c) brak współpracy ze strony Uczestnika,
d) rażące odstępstwa od zaakceptowanego projektu,
e) działanie na szkodę wizerunku Festiwalu,
f) inne okoliczności istotnie uzasadniające taką decyzję.

W takim przypadku Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne koszty poniesione wcześniej przez Uczestnika.

03. W przypadku, gdy koszty druku prac pokrywa Organizator, wydrukowane egzemplarze pozostają jego własnością. Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystywanie tych egzemplarzy przez Organizatora w celach:
a) promocyjnych,
b) edukacyjnych,
c) dokumentacyjnych,
d) archiwalnych.

Organizator może prezentować te prace m.in.:
a) w katalogach i publikacjach,
b) w materiałach informacyjnych i promocyjnych,
c) w mediach społecznościowych i na stronie internetowej Festiwalu,
d) na wystawach towarzyszących bieżącej i przyszłym edycjom Festiwalu.

Organizator każdorazowo zobowiązuje się do oznaczenia autorstwa dzieła przy jego publicznym wykorzystaniu. Postanowienia te nie naruszają osobistych praw autorskich Uczestnika ani nie ograniczają jego prawa do dalszego korzystania z własnych prac.

04. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Festiwalu z przyczyn od niego niezależnych, w tym zmian dotyczących:
a) lokalizacji wydarzeń,
b) terminów i godzin otwarcia,
c) formuły wydarzeń (np. zmiana wydarzenia stacjonarnego na hybrydowe lub online).

§7. Prawa autorskie i licencje

  1. Uczestnik oświadcza, że posiada prawa autorskie do zgłaszanych prac oraz że nie naruszają one praw osób trzecich.
  2. Uczestnik udziela Organizatorowi nieodpłatnej, niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo licencji na:
    • prezentację prac podczas Festiwalu,
    • publikację prac w katalogach i materiałach promocyjnych (druk i online),
    • promocję Festiwalu w mediach i na stronach partnerów,
    • archiwizację i dokumentację wydarzeń.
  3. Organizator ma prawo dokumentować wszystkie wydarzenia Festiwalu i wykorzystywać dokumentację (zdjęcia, wideo) w celach promocyjnych i sprawozdawczych.
  4. Uczestnicy mogą wykorzystywać dokumentację z wydarzeń w celach niekomercyjnych.
  5. Komercyjne wykorzystanie materiałów możliwe jest wyłącznie za pisemną zgodą Organizatora.

§8. Ochrona danych osobowych (RODO)

  1. Administratorem danych osobowych uczestników jest Fundacja Czas na Sztukę.
  2. Dane przetwarzane są w celu realizacji Festiwalu, komunikacji z uczestnikami, promocji wydarzeń oraz sprawozdawczości.
  3. Uczestnik ma prawo do dostępu, poprawiania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania danych.
  4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału.
  5. Dane mogą być przekazywane partnerom technicznym i instytucjom współpracującym tylko w zakresie niezbędnym do realizacji Festiwalu.
  6. Uczestnik wyraża zgodę na publikację swojego imienia, nazwiska, wizerunku i biogramu w materiałach informacyjnych i promocyjnych.

§9. Postanowienia końcowe

  1. Przesłanie zgłoszenia i/lub udział w Festiwalu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
  3. Wszelkie zmiany nie mogą rodzić roszczeń finansowych wobec Organizatora.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędne dane podane przez uczestnika.
  5. Sprawy nieuregulowane niniejszym Regulaminem rozstrzyga Organizator.
  6. W przypadku sporów właściwym sądem będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Organizatora.